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東北四省區節水增糧行動項目檔案管理辦法
?? 辦農水[2012]409號（2012年09月10日）
第一章?總則
第一條 ?為加強東北四省區節水增糧行動項目檔案管理（以下簡稱項目檔案管理）工作，實現檔案管理工作科學化、標準化、規范化，根據《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規定》、《水利工程建設項目檔案管理規定》等有關法律法規和規范性文件，結合項目實際，制定本辦法。
第二條?本辦法適用于東北四省區節水增糧行動項目檔案管理工作。
第三條 ?本辦法所稱的項目檔案是指在東北四省區節水增糧行動項目中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，是應歸檔保存的文件材料。
第二章?檔案管理職責
第四條?項目建設管理機構要設專門部門負責本級檔案收集、整理、歸檔、保管等管理工作。各級項目建設管理機構檔案管理部門接受同級水行政主管機關檔案部門監管，指導下級項目建設管理機構檔案工作。各級項目建設管理機構負責人對本級項目檔案管理負總責。
第五條?項目檔案作為項目管理的重要內容，屬于項目管理機構各部門及人員的職責范圍。項目立項以后要立即明確項目檔案的收集、整理和歸檔要求；在檢查項目建設進度時，同時檢查項目檔案的收集、整理和歸檔情況；在項目驗收時，同步檢查驗收項目檔案的整理與歸檔情況。檔案管理達不到規定要求的，不得進行項目驗收。
第六條?各級項目建設管理機構應加強對項目檔案的保管，做好防火、防盜等保護工作，確保檔案安全。
?第三章?檔案的收集、整理、歸檔與移交
第七條 ?東北四省區節水增糧行動項目檔案屬于科技檔案范疇，應按科技檔案的規范要求進行管理。
第八條?管理類檔案如項目相關的指示、通知、通報、請示、報告、批復、簡報等，由文件起草人負責在成文之日起1個月內完成整理、歸檔工作。
第九條?重要會議檔案包括會議通知、講話、紀要、總結等，由會議組織單位在會議結束后一周內完成有關文件材料的收集、整理與歸檔工作。
第十條?前期工作檔案包括項目實施方案及審查意見、項目管理規定及規范、工程招投標文件等檔案，由項目管理機構技術負責人員在各項工作完成后一個月內完成整理歸檔。
第十一條 ?項目施工檔案包括施工原始記錄、有關技術文件的修改、施工單位的質量檢查及鑒定報告、項目竣工圖、工程驗收的相關報告、工程監理日志、工程建設管理檢查評估報告、工程竣工驗收材料及其他有價值的技術性文件材料的收集整理，應由項目管理機構及施工單位技術負責人員在各項工作完成后一個月內完成。施工單位產生的工程建設檔案應在工程驗收后一個月內移交項目建設管理機構。
第十二條 ?項目建設重要活動產生的照片及錄像等，是紙制載體檔案的必要補充。項目建設、重大事件、事故，必須要有完整的影像材料歸檔。影像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容，并由活動組織單位或事件、事故辦理單位在活動結束或事件、事故辦理完結后一個月內完成歸檔工作。
第十三條?歸檔材料的內容應完整、準確、系統，形式應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，并有相關技術負責人的簽字或蓋章。反映建設過程中有關工程布置、型式等方面重大變更的技術材料，應同期收集、整理、歸檔。
?第十四條 ?歸檔的基本程序：
（一）項目建設管理相關責任人應按照要求，及時將各自負責的項目文件材料進行收集、整理，并在規定時間內移交本級檔案管理人員；
（二）各級項目建設管理機構負責檔案管理的人員對接收的檔案要認真做好審核、查驗工作，確保項目檔案完整、準確、系統；
（三）在歸檔時應編制歸檔文件材料目錄（文件和案卷級）和檔案移交單（注明移交檔案類別與總量），與檔案管理人員辦理交接，交接雙方應履行蓋章、簽字等手續。
第十五條 ?檔案管理人員應認真履行職責，督促有關部門和人員，及時按以下要求做好檔案收集、整理工作：
（一）各級項目建設管理機構必須按規定將項目建設與管理過程中形成的應歸檔文件材料進行收集、整理（分類、組卷、編制相關目錄）；
（二）文件材料的組卷整理應當遵循文件形成規律，注意保持文件間有機聯系，準確反映項目建設與管理活動的真實內容，便于檔案的保管和利用；
（三）歸檔的文件材料應當完整、準確、系統，其制成材料應當有利于長久保存；
（四）所有歸檔的案卷與卷內目錄一律用計算機打印，并需認真填寫備考表；案卷采用線裝（去掉金屬物），要求結實美觀。
第十六條 ?項目檔案的排列、編目應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T1182-2008）、《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）等相關規范。
第十七條?保管期限：項目檔案根據其價值可分別定為永久、定期（30年、10年）兩種。
第十八條?項目驗收完成后，所有檔案移交同級水行政主管部門保管，并由其負責后續檔案的管理。
第四章?檔案日常管理
第十九條 ?各級項目建設管理機構應重視檔案工作，配備專門人員并提供必要的工作條件，確保檔案工作正常開展。
第二十條 ?各級項目建設管理機構要采取相應措施，保證檔案安全，防止檔案的破損、霉變和散失，任何單位、個人不得偽造或擅自銷毀檔案。
第二十一條?各級項目建設管理機構應當建立檔案統計工作臺賬，保證檔案的連續性。檔案統計工作臺帳主要包括：檔案數量、年度入庫（歸檔）量、檔案利用情況，檔案設備設施及人員等情況。
第二十二條?各級項目建設管理機構編制各種檢索工具，最大限度地滿足利用工作需要，并注重利用效果的收集。
第二十三條?項目檔案管理須同步實現電子化，并依托相應的檔案管理軟件，建立文件級和案卷級數據庫，以方便查詢、利用。
第五章?附則
第二十四條 ?本辦法由水利部負責解釋。
第二十五條 ?本辦法自印發之日起施行。
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